Verstuurt u goederen naar een bestemming buiten de Europese Unie? Dan is in veel gevallen een proforma factuur nodig. Dit document wordt gebruikt bij de douaneafhandeling en bevat informatie over de inhoud, waarde en bestemming van de zending.
Zonder de juiste douanedocumenten kan een internationale zending vertraging oplopen of door de douane worden tegengehouden. Daarom is het belangrijk om vooraf te controleren welke documenten nodig zijn en deze volledig in te vullen.
Wanneer gebruikt u een proforma factuur?
Bij zendingen naar bestemmingen buiten de Europese Unie is een proforma factuur vaak nodig voor de douaneafhandeling. Op dit document staan onder andere gegevens over de afzender, ontvanger, inhoud van de zending en de waarde van de goederen.
Douaneautoriteiten gebruiken deze informatie om de zending te beoordelen en eventuele invoerrechten, belastingen en andere heffingen vast te stellen. Een volledig en correct ingevulde proforma factuur helpt om vertragingen tijdens transport te voorkomen en draagt bij aan een soepele douaneafhandeling.
Welke gegevens moeten op een proforma factuur staan?
Voor een soepele verwerking is het belangrijk dat alle gegevens volledig en correct worden ingevuld. Op een proforma factuur vermeldt u onder andere:
- Naam en adres van de afzender
- Naam en adres van de ontvanger
- Een duidelijke omschrijving van de goederen
- Het aantal stuks
- Het gewicht van de zending
- De waarde van de goederen
- Het land van herkomst
- De reden van verzending
Zorg ervoor dat de omschrijving van de goederen zo specifiek mogelijk is. Hoe duidelijker de informatie, hoe kleiner de kans op aanvullende vragen of controles door de douane.
Een correcte proforma factuur
Douaneautoriteiten gebruiken de informatie op de proforma factuur niet alleen om de inhoud van de zending te beoordelen, maar ook om eventuele invoerrechten, belastingen en andere heffingen vast te stellen. Een juiste waardebepaling is daarom belangrijk voor een correcte douaneafhandeling.
Wanneer gegevens ontbreken of onjuist zijn ingevuld, kan dit leiden tot vertragingen tijdens het transport. In sommige gevallen vraagt de douane aanvullende informatie op voordat de zending verder verwerkt kan worden.
Invoerrechten en belastingen
Bij internationale zendingen buiten de Europese Unie kunnen invoerrechten, btw en andere lokale heffingen van toepassing zijn. Wie deze kosten betaalt, hangt af van de afgesproken Incoterms.
De gekozen Incoterm bepaalt onder andere welke partij verantwoordelijk is voor transportkosten, invoerformaliteiten en eventuele heffingen en belastingen. Om verrassingen te voorkomen is het verstandig om hierover vooraf duidelijke afspraken te maken met de ontvanger.
Gevolgen van onjuiste of ontbrekende documentatie
Wanneer een zending niet aan de invoereisen van het bestemmingsland voldoet, kan de douane aanvullende informatie of documentatie opvragen. Als een zending uiteindelijk niet kan worden ingevoerd, kan deze afhankelijk van de lokale regelgeving worden geretourneerd of vernietigd.
Eventuele kosten voor retourtransport, opslag, uitklaring, inklaring of andere aanvullende douanehandelingen zijn doorgaans voor rekening van de opdrachtgever. Daarom is het belangrijk om vooraf te controleren welke documenten en gegevens vereist zijn voor het land van bestemming.
Proforma factuur of commerciële factuur?
Naast een proforma factuur wordt ook regelmatig een commerciële factuur gebruikt. Welk document nodig is, hangt af van de aard van de zending.
Een commerciële factuur wordt gebruikt wanneer goederen worden verkocht. Een proforma factuur wordt meestal gebruikt wanneer er geen sprake is van een verkooptransactie, maar de douane wel informatie nodig heeft over de inhoud en waarde van de goederen.
Twijfelt u welk document nodig is? Neem dan vooraf contact op. Dit voorkomt vertragingen tijdens het transport.
Download een voorbeeld van een proforma factuur
Om het invullen eenvoudiger te maken, heeft JBM een voorbeeld van een proforma factuur beschikbaar gesteld. Dit document kunt u gebruiken voor internationale zendingen buiten de Europese Unie.
Download hier de proforma factuur.
Vragen over internationale zendingen?
Internationale zendingen vragen vaak om aanvullende documentatie. Welke documenten nodig zijn, hangt af van het land van bestemming en de inhoud van de zending.
Heeft u vragen over een proforma factuur of andere douanedocumenten? Neem dan contact op. Wij adviseren u graag over de mogelijkheden voor uw internationale zending.
